1. 电子档案的范围和内容
电子档案是指将用人单位的人事档案材料通过扫描或其他方式形成的电子图像文件，包括个人基本信息、政治面貌、教育经历、工作经历、职称资格、表彰奖励、处分情况等。
2. 电子档案的管理方式
电子档案按照用人单位档案管理权属实行集中统一管理。由用人单位专人负责电子档案的接收、保管、调阅和利用，不得擅自转让或复制。
3. 电子档案的接收
用人单位应及时接收职工的人事档案材料，并将其转为电子档案。接收时应按照规定的格式和要求进行扫描或转换，确保档案材料的完整性和可读性。
4. 电子档案的保管
电子档案应按照国家有关档案管理规定进行保管。用人单位应建立健全电子档案保管制度，确保电子档案的安全、完整和有效利用。
5. 电子档案的调阅
用人单位应按照规定的程序和权限调阅电子档案。调阅时应出具调阅手续，并对调阅记录进行登记。调阅完毕后，应及时将电子档案归还。
6. 电子档案的利用
电子档案可用于人事管理、工资福利、职务晋升、评奖评优、劳动争议仲裁等方面。用人单位应合理利用电子档案，为职工提供便捷高效的服务。
7. 电子档案的销毁
电子档案的销毁应按照国家有关档案管理规定执行。用人单位应建立电子档案销毁制度，规范销毁程序，确保电子档案安全销毁。
鲁人社规〔2019〕2号
各市人力资源社会保障局，省厅各处室、直属单位：
现将《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。
山东省人力资源和社会保障厅
2019年1月17日
山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法（试行）
总则
第一条为规范电子档案管理，明确电子档案效力，为网上政务服务提供支撑，制定本办法。
第二条本办法适用于人力资源社会保障部门、申请人（含公民、法人、其他组织）在业务处理过程中产生的电子文件归档与电子档案管理（涉密档案除外）。
第三条电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。
电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
第四条人力资源社会保障部门按照规范形成的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。
第五条人力资源社会保障部门办理公民、法人和其他组织的申请事项时，可以通过电子档案管理系统提取、确认的证明文件，不再另行要求申请人提供内容相同的证明文件。
第六条通过电子档案管理系统提取、确认的证明文件，视为符合法律、法规规定的要求。法律、法规、规章另有规定的除外。
第七条电子文件归档和电子档案管理工作分工如下: